Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Viimeisin muutos 9.1.2020.
Tässä tietosuojaselosteessa selvitämme kuinka käsittelemme Sim Finland Oy:n (jäljempänä rekisterinpitäjä) asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja. Noudatamme henkilötietolakia (10 ja 24 §) ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Pyrimme pitämään tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen ajan tasalla lainsäädännön muuttuessa. Tiedotamme asiakkaitamme tarvittaessa merkittävistä muutoksista.
1. Rekisteri
Nimi:
Sim Finland Oy:n asiakasrekisteri
Rekisterinpitäjä:
Sim Finland Oy, Hiitintie 4, 33400 Tampere
Y-tunnus 2247776-6
Puhelinnumero 0207444700
Sähköpostiosoite asiakaspalvelu@sim.fi
2. Käyttötarkoitus ja peruste
Rekisteri on tarkoitettu rekisterinpitäjän ja asiakkaan väliseen asiakassuhteen ylläpitoon, tilausten käsittelyyn, markkinointiin, palveluiden kehittämiseen sekä väärinkäytösten estämiseen. Tietoja käytetään automatisoituun päätöksentekoon ja profilointiin jotta voimme jatkuvasti parantaa asiakaskokemusta ja kohdentaa olennaisia markkinointitoimenpiteitä.
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Tietojaan luovuttavan henkilön tulee olla vähintään 16-vuotias.
3. Tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Henkilön nimi, asema, yritys, oppilaitos, sähköpostiosoite, postiosoitteet, puhelinnumero, kieli ja muut tarpeelliset yhteystiedot
- Asiakkaan itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot
- Yritysasiakkaiden kohdalla myös olennaiset yritystiedot
- Tilaustiedot
- Verkkopalveluiden käyttöön liittyvät tiedot, kuten IP-osoite, selaintiedot ja ladatut sivut
Tiedot saadaan asiakkaalta mm. puhelimitse, sähköpostitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietoja voidaan täydentää tarvittaessa julkisista tai yksityisistä rekistereistä, kuten YTJ ja Finder. Asiakkaalla on oikeus tarkistaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa.
Edellä mainittujen henkilötietojen lisäksi muodostamme asiakkaan oheistiedoista ja aktiivisuudesta seuraavaa profilointitietoa:
- Yllä eriteltyjen tietojen avulla muodostettava oheistieto kuten tilauskäyttäytyminen ja maantieteellinen sijainti
- Asiakkaan aktiivisuus Sim Extranetissä
Henkilötietoja säilytetään kunnes asiakkaan ja rekisterinpitäjän välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen. Opiskelija-asiakkaidemme asiakassuhteen katsotaan päättyvän kahden vuoden kuluttua viimeisestä palvelukontaktista. Asiakkaalla on oikeus pyytää tietojensa poistamista myös erikseen.
4. Luovutus kolmansille osapuolille
Tietoja säilytetään fyysisesti sekä omassa palvelintilassa että pilvipalveluntarjoajalla.
Tietoja siirretään kolmansille osapuolille (tiedon käsittelijät) rajatusti tarkoituksen mukaisella tarkkuudella, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Esimerkiksi luovutamme yhteystiedot kuljetusyhtiöille lähettäessämme tilausta ja sähköpostiosoitteet profilointitietoineen sähköpostimarkkinointipalvelulle tehdessämme markkinointiviestintää.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin Privacy Shield -menettelyn kautta.
Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille. Informoimme tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.
5. Suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyssä ja teknisissä ratkaisuissa noudatamme hyviä tietosuojakäytäntöjä. Tiedot välitetään käyttäen suojattuja yhteyksiä ja säilytetään turvallisilla palvelimilla. Rekisterinpitäjänä huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Henkilötietoja käsittelevät seuraavat työntekijät tai ulkopuoliset yritykset:
- Myynti- ja asiakaspalveluhenkilöstö hoitaessaan asiakkuuksia
- Laskutus- ja lähettämöhenkilöstö tilausten eri käsittelyvaiheissa
- Kuljetusyhtiöt tilauksen lähtiessä tehtaaltamme
- IT-henkilöstö järjestelmien kehittämisen, ylläpidon ja valvonnan yhteydessä
- Sähköpostimarkkinointipalvelut lähetettäessä markkinointiviestejä tai tiedotettaessa asiakasta
- Tekstiviestipalvelut tiedotettaessa asiakasta
- Pikaviestipalvelut asiakaspalvelun tukena
- Koulutusten ja tapahtumien hallintapalvelut silloin kun asiakas ilmoittautuu järjestämäämme tapahtumaan
- Pilvipalveluntarjoajat säilöttäessä tietoja
Opastamme tietoja käsittelevää henkilökuntaamme noudattamaan tietosuojalakeja ja hyviä tietosuojakäytäntöjä. Valvomme myös säännöllisesti että tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta noudatetaan.
6. Tarkastus-, muutos-, kielto- ja poisto-oikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Siltä osin kuin asiakas voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti korjattava rekisterissä oleva virheellinen tieto.
Asiakas pääsee tarkistamaan omia tietojaan ja pyytämään muutosta ensisijaisesti Sim Extranetissä, tai vaihtoehtoisesti ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@sim.fi.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa asiakkaan henkilötietoihin. Asiakas voi kieltää sähköpostimarkkinoinnin joko itse markkinointiviestin yhteydessä toimitettavasta linkistä, tai erillisellä pyynnöllä asiakaspalveluumme. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa, oikaista tai poistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Poistaminen saattaa tapahtua osittain anonymisoimalla. Poisto- ja anonymisointitoimenpiteet ovat peruuttamattomia, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja ilman uuden asiakkuuden perustamista.
Teknisistä ja käytännön syistä johtuen emme poista varmuuskopioita tai lokitietoja. Ne poistuvat erikseen normaalin poistosyklin mukaan. Pidämme aina tallessa myös tiedot suostumuksista, kielloista ja rajoituksista. Tilaushistorian säilytämme kirjanpidollisista syistä.
7. Evästeet
Sim Extranet -palvelussa käytetään evästeitä (engl. cookies) kahteen tarkoitukseen:
- Sisäänkirjautumiseen: Palvelun toiminnan kannalta on välttämätöntä että evästeet on sallittu selaimessa
- Kävijäseurantaan: Käytämme analytiikkapalvelua palvelumme ylläpitoon ja kehittämiseen
Analytiikkaan käytetty tieto on anonymisoitua aina kun se on mahdollista. Muutoin käsittelemme tietoja henkilökohtaisina niiltä osin kuin tunniste sisältää asiakkaan kohdentavia tietoja, kuten IP-osoitteen.
